Bearbeitung von Rechnungen jetzt digital und einfach
Prozessoptimierung durch digitale Lösungen in der Verwaltung der Stadt Ludwigslust
Der öffentliche Haushalt ist das Herzstück einer jeden Verwaltung. Von der Haushaltsplanung bis hin zu konkreten Auszahlungen tangiert er jeden Verwaltungsbereich. Um personelle Kapazitäten und zeitliche Ressourcen zu schonen, ist eine Digitalisierung der Prozesse wichtiger denn je.
Die Stadtverwaltung Ludwigslust und die Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) haben in einem Projekt mit dem Partnerunternehmen ab-data GmbH & Co. KG (ab-data) daher kürzlich den gesamten Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung digitalisiert. Konkret ersetzt eine neue, digitale Lösung die ehemals analoge Rechnungseingangsbearbeitung. Noch bis vor kurzem wurden Umlaufmappen mit den Rechnungen physisch in einem festgeschriebenen Unterschriftenverfahren von Kollege zu Kollege transportiert. Verzögerungen in der Weitergabe der Unterlagen oder die fehlende Möglichkeit der Einsichtnahme „außerhalb der Reihe“ stellten jedoch mögliche Fehlerquellen da. Der Wunsch, diese zu reduzieren, führte zum „Neudenken“ des Prozesses, mit dem Ergebnis: Verbesserung durch digitale Lösungen.
Seit Anfang August 2020 arbeitet die Stadt Ludwigslust für einzelne Teilbereiche ihrer Verwaltung vollständig automatisiert die eingehenden Rechnungen ab. Nach und nach erfolgt ein Umstellen auch in den restlichen Bereichen der Stadtverwaltung. Die neu eingeführte digitale Rechnungseingangsbearbeitung beinhaltet das Scannen der eingehenden Papierrechnung, eine anschließende automatisierte Verarbeitung im Haushalts-Kassen-Rechnungswesen-Verfahren (HKR) der Firma ab-data und abschließend die Auszahlung der eingegangenen Rechnung. Durch die Anbindung des zentralen Dokumentenmanagementsystems d.3ecm erfolgt zudem eine medienbruchfreie und durchgängig digitale Rechnungsverarbeitung, für welche unter anderem die automatisierte Unterschriftenfolge mit gleichzeitiger Berechtigungsprüfung erfolgt. Bürgermeister Reinhard Mach lobt vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie insbesondere die Zusammenarbeit aller Beteiligten in der Endphase des Projektes und wirft dabei zugleich einen Blick in die digitale Zukunft „Mit der Einführung des digitalen Workflows sind wir nunmehr in der Verwaltungsdigitalisierung angekommen. Mit der Einführung von OpenR@thaus steht uns aber bereits ein weiterer Meilenstein bevor. Hierbei gilt es, Onlineleistungen benutzerfreundlich für Bürgerinnen und Bürger als auch für die Verwaltung bereitzustellen. Der Beitritt zur KSM im Jahr 2016 erweist sich dabei auch heute noch als erster Schritt in die richtige Richtung.“
Um weitere Stadtverwaltungen und Ämter im Rahmen der Digitalisierung zielgerichtet unterstützen zu können, setzt die KSM im Verbund mit der Schweriner IT- und Servicegesellschaft mbh (SIS) als ihr Rechenzentrumbetreiber unter anderem auf den Ausbau der bisherigen Partnerschaft mit der ab-data als kommunaler Finanzsoftware- und Lösungsanbieter. Damit stärkt die KSM/SIS innerhalb des Verbunds ihre Kompetenzen und forciert den zielgerichteten Weg als kompetenter Ansprechpartner innerhalb von Mecklenburg-Vorpommern.